ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СЕКРЕТАРЯ ДИРЕКТОРА ПІДПРИЄМСТВА
I. Загальні положення
- Призначається на посаду наказом директора підприємства.
- Підзвітний директору підприємства.
- Мета діяльності: створення для директора підприємства умов, що забезпечують максимальну ефективність його праці.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Завдання та обов'язки
Секретар директора підприємства:
- Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд директору підприємства, передає її згідно з прийнятим рішенням до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
- Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень.
- Приймає документи і особисті заяви на підпис директора підприємства.
- Готує документи і матеріали, необхідні для роботи директорові підприємства.
- Організовує проведення телефонних переговорів директора підприємства, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв (телефакс, телекс, і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до відома директора підприємства інформацію, одержану каналами зв’язку.
- Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять для виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує їх якісне редагування.
- За дорученням директора підприємства складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів.
- Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить директор підприємства (збирає необхідні матеріали, повідомляє учасників про час і місце проведення, порядок денний, проводить реєстрацію), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.
- Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень директора підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.
- Забезпечує робоче місце директора підприємства необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям.
- Друкує за вказівкою директора підприємства службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію до банку даних.
- Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників..
- Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені терміни здає до архіву.
- Копіює документи на персональному ксероксі.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Секретар директора підприємства має право:
- Визначати пріоритети у взаємовідносинах директора підприємства з контактуючими організаціями та відвідувачами.
- Складати прості листи та короткі розпорядчі документи на підставі усних вказівок директора підприємства.
- У разі необхідності залучати працівників підприємства до підготовки документів, потрібних директору підприємства.
- Не приймати на підпис директора підприємства службові документи, що підготовлені з порушенням чинних стандартів.
- У рамках своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані директору підприємства, з метою ефективного використання його робочого часу.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Відповідальність
Секретар директора підприємства несе відповідальність:
- За якісне та своєчасне виконання розпоряджень директора підприємства.
- За дотримання «Правил внутрішнього розпорядку» та «Положення про комерційну таємницю підприємства».
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
V. Секретар директора підприємства повинен знати:
- Постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення діловодства.
- Структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів.
- Організацію діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну справу; машинопис.
- Правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами.
- Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм.
- Основи етики і естетики; правила ділового спілкування.
- Основи організації праці і управління.
- Правила експлуатації обчислювальної техніки.
- Основи адміністративного права і законодавства про працю.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
VI. Кваліфікаційні вимоги
- Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.
- _________________________________________________________________.
VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою
- Безпосередньо контактує з директором підприємства, а також з іншими працівниками підприємства та інших організацій, коли такі працівники звертаються до директора підприємства у службових та особистих справах, а також звертається до них у разі необхідності одержати для директора підприємства окремі документи, довідки або іншу інформацію.
- ________________ з питань:
________________________________________________________________.
- ________________ з питань:
________________________________________________________________.
- ________________ з питань:
________________________________________________________________.
|
Нижче представлений текст посадової інструкції на посаду «секретар директора підприємства». Ви можете викачати цю посадову інструкцію, роздрукувати або скопіювати для подальшого редагування. Якщо поточна посадова інструкція – це не зовсім те, що ви шукали, перегляньте інші посадові інструкції рубрики «Офісні працівники».
