ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
I. Общие положения
- Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
- На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
- Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ________________.
- Секретарь руководителя должен знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
- Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
- Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
- Организацию делопроизводства.
- Методы оформления и обработки документов.
- Архивное дело.
- Машинопись.
- Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
- Основы этики и эстетики.
- Правила делового общения.
- Правила эксплуатации вычислительной техники.
- Основы административного права и законодательства о труде.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Секретарь подчиняется непосредственно руководителю __________________ (предприятия; структурного подразделения организации).
- На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь:
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонаограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Секретарь имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|
Нижче представлений текст посадової інструкції на посаду «секретар керівника». Ви можете викачати цю посадову інструкцію, роздрукувати або скопіювати для подальшого редагування. Якщо поточна посадова інструкція – це не зовсім те, що ви шукали, перегляньте інші посадові інструкції рубрики «Офісні працівники».
