ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ОТДЕЛА КАДРОВ
I. Общие положения
- Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.
- Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.
- Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.
- В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:
- Законодательством Украины,
- Уставом Фирмы,
- Правилами внутреннего трудового распорядка,
- Приказами (указаниями) прямого руководства,
- Положением об отделе кадров,
- Другими нормативными документами кадровой службы.
- Требования к квалификации:
- Высшее, н/высшее образование (направление “Делопроизводство” или “Психология”, “Социология”)
- Стаж работы по специальности не менее ____ лет.
- Исполнитель этой должности должен знать:
- Трудовое законодательство.
- Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
- Кадровую политику и стратегию предприятия.
- Основы кадрового делопроизводства.
- Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
- Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
- Организацию табельного учета.
- Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.
- Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.
- Основы экономики, организации производства и управления.
- Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MSOffice, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).
- Правила и нормы охраны труда.
- Правила ведения телефонных переговоров.
- Культуру труда и служебную этику.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями Фирмы.
- Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.
- Своевременно готовить документы для начальника отдела.
- Вести протоколы совещаний отдела.
- Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.
- Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.
- Готовить распоряжения о делегировании полномочий.
- Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.
- Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).
- Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.
- Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.
- Готовить документы для составления бюджета отдела.
- Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.
- Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.
- Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.
- Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.
- Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.
- Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.
- Участвовать в инвентаризации отдела.
- Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.
- Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.
- Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.
- Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
- Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.
- Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Секретарь отдела кадров имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.
- Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.
- Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.
- Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.
- Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.
- Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
- Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь отдела кадров несет ответственность за:
- Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей - взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
- Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности – в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.
- Некорректное отношение к сотрудникам фирмы – в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|
Ниже представлен текст должностной инструкции на должность «секретарь отдела кадров». Вы можете скачать эту должностную инструкцию, распечатать или скопировать для дальнейшего редактирования. Если текущая должностная инструкция – это не совсем то, что вы искали, посмотрите другие должностные инструкции рубрики «Офисные работники».
