ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
I. Общие положения
- Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность, а также условия работы секретаря структурного подразделения (далее Подразделения).
- Секретарь назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом генерального директора компании.
- Секретарь подчиняется менеджеру отдела прямых продаж Подразделения.
- В период временного отсутствия секретаря его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение указанных обязанностей.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
II. В своей работе руководствуется и должен знать:
- Структуру компании, месторасположение структурных Подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании.
- Организацию и стандарты делопроизводства.
- Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.
- Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании. Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.
- Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия.
- Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.
- Техническое оснащение офиса.
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
- Правила пользования оргтехникой и ПК.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
III. Должностные обязанности:
- Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
- Выяснять потребности звонящих и посетителей.
- Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.
- Регистрировать время, цель обращения, а также данные о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов).
- Организовывать эффективное обслуживание посетителей, создавать для них комфортные условия, консультировать их, предоставлять информационные и другие материалы.
- Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании.
- Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, переадресовывать).
- Проверять номера телефонов заказчиков по базе.
- Фиксировать междугородные переговоры.
- Работа с электронной почтой, факсом (прием, отправка макетов, писем).
- Проводить регистрацию сделок.
- Проводить мониторинг клиентов.
- Проводить оформление приходно–кассовых документов.
- Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
- Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.
- Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
- Обязательно выполнять поставленную личную цель.
- Участвовать в собраниях и совещаниях команды, офиса, компании.
- Стремится к повышению профессионального и личного роста, обучению, самосовершенствованию.
- Содержать свое рабочее место в порядке, так как это обеспечивает производительность и безопасность работы.
- Поддерживать позитивный моральный климат в команде, офисе. Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.
- Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
- Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
IV. Должностные полномочия:
- Запрашивать от сотрудников и руководителей Подразделения информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
- Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
V. Должностная ответственность:
За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.
- За неисполнение должностных обязанностей.
- За нарушение правил внутреннего распорядка компании.
- За нарушение деловой этики.
- За нерациональное использование компьютерной техники.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, установленные действующим законодательством Украины.
- За предоставление недостоверной информации руководству.
- За небрежное отношение к ведению документации.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
VI. Условия работы:
- Режим работы секретаря определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании.
- Секретарь в связи с производственной необходимостью может выезжать в служебные (местные и региональные) командировки.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
VII. Заключительные положения:
- В настоящую инструкцию могут вноситься изменения и дополнения.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
|
Ниже представлен текст должностной инструкции на должность «секретарь». Вы можете скачать эту должностную инструкцию, распечатать или скопировать для дальнейшего редактирования. Если текущая должностная инструкция – это не совсем то, что вы искали, посмотрите другие должностные инструкции рубрики «Офисные работники».
